Thành lập Văn Phòng Đại Diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Về thẩm quyền cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì theo quy định tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 thì “Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. 2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành”. Theo đó, đối với quy định pháp luật chuyên ngành có quy định liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện thì sẽ áp dụng quy định pháp luật chuyên ngành, ví dụ: văn phòng đại diện của ngân hàng nước ngoài sẽ thuộc thẩm quyền cấp phép của ngân hàng nhà nước, hoặc văn phòng đại diện của công ty có ngành nghề kinh doanh du lịch thì sẽ thuộc thẩm quyền cấp phép của Sở du lịch).

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trường hợp thương nhân nước ngoài không có báo cáo có kiểm toán, thì thương nhân cần phải chuẩn bị kỹ hơn các hồ sơ liên quan đến văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính hoặc các giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân đặt trụ sở cấp. Nhiều trường hợp các giấy tờ này dưới dạng (E- document) nên phải chuẩn bị kỹ các nội dung nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu giải trình.

Ngoài ra, Thương nhân cần phải thuê kiểm tra kỹ về trụ sở của văn phòng đại diện dự kiến thuê. Thông thường trước khi ban hành giấy phép cho Văn phòng đại diện, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ đi kiểm tra trước trụ sở dự kiến đặt văn phòng đại diện. Thương nhân cần phải chuẩn bị thêm các văn bản liên quan đến việc đủ điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Về yêu cầu đối với người đứng đầu của văn phòng đại diện.

Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 33 Nghị định 07 thì Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

b) Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

c) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

d) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Theo đó, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, thương nhân cần phải kiểm tra thật kỹ  về điều kiện người đứng đầu của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Nếu người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam thuộc một trong các trường hợp nếu trên thì sẽ không phù hợp.

Cơ sở pháp lý:

Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005;

Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Thông tư 11/2016/TT-BTC ngày 20/08/2016 quy định biểu mẫu thực hiện nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016;

Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

For more information: Our Vietnamese social page or  English social page

Call Us: