Quy Trình Gia Hạn Giấy Phép Lao Động cho Người Nước Ngoài tại Việt Nam

1. Căn cứ pháp lý

- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2019;

- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07 tháng 08 năm 2025 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

2. Giấy phép lao động là gì

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về giấy phép lao động. Tuy nhiên, tại điểm d khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, một trong những điều kiện để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Từ đó có thể hiểu, giấy phép lao động là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cho phép người lao động người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một thời hạn nhất định.

3. Thời hạn của giấy phép lao động

Căn cứ Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:

- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;

- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam;

- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;

- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;

- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;

- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam;

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.

Đồng thời, căn cứ Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm và tuân thủ thời hạn theo quy định trên.

4. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động được quy định tại Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 03 Nghị định 219/2025/NĐ-CP);

- Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế;

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp;

- 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính);

- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp;

- Hộ chiếu còn thời hạn;

- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, là một trong các giấy tờ sau:

(i) Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội; Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết;

(ii) Chào bán dịch vụ: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;

(iii) Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc;

(iv) Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng: Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;

(v) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam;

(vi) Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài. 

5. Quy trình gia hạn giấy phép lao động

Quy trình gia hạn GPLĐ được quy định cụ thể tại

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động;

Bước 2: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc;

Bước 3: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động;

Bước 4: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài;

Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

*Lưu ý: Đối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động; thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thì sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.

Gia hạn giấy phép lao động, xét cho cùng, là một thủ tục hành chính nhưng mang tính chất duy trì quyền và nghĩa vụ của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động. Trong bối cảnh pháp luật lao động Việt Nam ngày càng hoàn thiện, việc nắm bắt quy trình, thời hạn và hồ sơ cần thiết cho việc gia hạn không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, mà còn giúp các bên chủ động hơn trong việc hoạch định nhân sự và kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Khi doanh nghiệp thực hiện đúng và đầy đủ quy định về gia hạn, điều đó không chỉ bảo đảm tính liên tục của hoạt động lao động có yếu tố nước ngoài, mà còn góp phần củng cố niềm tin vào sự nghiêm minh và ổn định của hệ thống pháp luật Việt Nam.

Trong thực tế, quy trình hành chính này đôi khi có thể gặp các vướng mắc liên quan đến hồ sơ, thời hạn hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Do đó, việc tìm kiếm tư vấn từ các tổ chức pháp lý uy tín sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác, đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý và tránh những gián đoạn không mong muốn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

 

Nội dung bài viết này mang tính chất tham khảo chung về các quy định pháp luật. DB Legal không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin này cho mục đích kinh doanh. Để được tư vấn chuyên sâu cho từng trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ chúng tôi.

Để biết thêm thông tin chi tiết: