GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI THEO CÁC QUY ĐỊNH MỚI NĂM 2025

1. Tổng quan những thay đổi cốt lõi từ giữa năm 2025

Từ giữa năm 2025, quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam thay đổi căn bản khi được điều chỉnh bởi hai nhóm quy định: một bên là các quy định về điều kiện, đối tượng và tiêu chuẩn; bên còn lại là quy định thủ tục hành chính.

Về nội dung, cơ sở pháp lý vẫn dựa trên Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung, hợp nhất tại Văn bản số 5512/VBHN-BLĐTBXH. Các quy định này quy định cụ thể yêu cầu về năng lực, sức khỏe, kinh nghiệm đối với người lao động nước ngoài, đồng thời liệt kê các trường hợp miễn giấy phép lao động.

Song song đó, hệ thống thủ tục hành chính hoàn toàn đổi mới theo Nghị định số 128/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, cùng Quyết định số 636/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ, thể hiện chủ trương phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền giải quyết về cấp giấy phép lao động cho cấp tỉnh.

2. Phân cấp thẩm quyền và thay đổi về nơi nộp hồ sơ

Sự thay đổi lớn nhất là việc tái định vị cơ quan quản lý nhà nước trong thủ tục hành chính liên quan đến lao động nước ngoài. Nếu trước đây Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, thì nay thẩm quyền cấp, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động cũng như xác nhận miễn giấy phép đối với các trường hợp là quy định tại điểm c khoản 3 Điều 3 của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2020  thì nay đã được chuyển giao hoàn toàn cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Cùng với sự thay đổi về thẩm quyền, nơi nộp hồ sơ cũng được quy định lại. Cụ thể, quy trình mới quy định hồ sơ phải được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, đây là nơi tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thay vì nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ như trước. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia nếu hạ tầng kỹ thuật cho phép.

3. Quy trình hai bước xin cấp giấy phép lao động

Quy trình xin cấp giấy phép lao động gồm hai bước bắt buộc, thực hiện lần lượt.

Bước 1: Báo cáo giải trình nhu cầu và tuyển dụng lao động trong nước

Bước đầu tiên là báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện tuyển dụng lao động Việt Nam trước. Doanh nghiệp phải đăng tải thông tin tuyển dụng trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ít nhất 15 ngày. Thông báo tuyển dụng phải nêu rõ vị trí, chức danh, mô tả công việc, số lượng, trình độ, kinh nghiệm, mức lương và địa điểm làm việc.

Sau khi quá trình tuyển dụng này không thành công, doanh nghiệp mới lập báo cáo giải trình theo Mẫu số 01/PLI hoặc 02/PLI, nộp cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài. Cơ quan nhà nước có 10 ngày làm việc để xem xét và cấp văn bản chấp thuận hoặc từ chối kèm lý do.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Sau khi nhận được văn bản chấp thuận nhu cầu, bước thứ hai là nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Hồ sơ phải được nộp ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc và được giải quyết trong thời hạn tối đa 5 ngày làm việc.

Bộ hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động, giấy chứng nhận sức khỏe cấp trong 12 tháng gần nhất, phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 6 tháng, giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài đủ điều kiện về chức danh, kinh nghiệm hoặc bằng cấp, hai ảnh màu 4x6cm phông nền trắng, bản sao chứng thực hộ chiếu còn giá trị và văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Nếu thuộc diện điều động nội bộ hoặc làm việc theo hợp đồng dịch vụ, hồ sơ cần bổ sung thêm văn bản cử sang làm việc hoặc hợp đồng dịch vụ.

4. Những lưu ý quan trọng về hồ sơ và nghĩa vụ sau cấp phép

Về thành phần hồ sơ và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

Một điểm đặc biệt là Nghị định 70/2023/NĐ-CP đã nới lỏng quy định, không bắt buộc bằng đại học đúng chuyên ngành mà chỉ yêu cầu kinh nghiệm phù hợp. Đối với các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp như bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, văn bản xác nhận kinh nghiệm, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài. Sau đó, tài liệu phải dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia. Đây là bước thường gây mất thời gian và dễ dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối nếu không thực hiện đầy đủ.

Nghĩa vụ sau khi được cấp giấy phép lao động:

Thủ tục cấp giấy phép lao động không kết thúc chỉ ở việc cấp phép. Sau khi được cấp giấy phép, nhưng trước ngày người lao động bắt đầu làm việc, doanh nghiệp bắt buộc phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động nước ngoài. Một bản sao của hợp đồng này phải gửi tới cơ quan đã cấp giấy phép lao động. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ thực hiện đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc cho người lao động nước ngoài theo quy định của pháp luật.

5. Thời gian xử lý, thời hạn, gia hạn và cấp lại giấy phép

Thời gian xử lý hồ sơ được quy định rõ trong Quyết định số 636/QĐ-BNV nhằm minh bạch và tăng tính dự đoán. Cụ thể:

• Bước báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được xử lý trong 10 ngày làm việc.
• Hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động giải quyết trong 5 ngày làm việc.
• Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động giải quyết trong 3 ngày làm việc.
• Hồ sơ gia hạn giải quyết trong 5 ngày làm việc.

Đây là mốc thời gian tối đa, không tính ngày nghỉ, ngày lễ. Giấy phép lao động được cấp có thể ở dạng giấy (thẻ cứng) hoặc dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương. Thời hạn tối đa là 2 năm và có thể gia hạn một lần thêm tối đa 2 năm.

Khi giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 5 ngày và không quá 45 ngày, người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại cùng vị trí, cùng doanh nghiệp thì được làm thủ tục gia hạn. Trong trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc địa điểm làm việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp lại giấy phép.

6. Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Bên cạnh thủ tục cấp mới, gia hạn và cấp lại giấy phép, pháp luật cũng quy định chi tiết các trường hợp người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động, đồng thời phân cấp thẩm quyền xác nhận miễn cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Một số trường hợp tiêu biểu gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH với vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần với vốn góp từ 3 tỷ đồng.
• Lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO.
• Chuyên gia hoặc nhà quản lý vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong năm.
• Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và đang sinh sống tại Việt Nam (theo bổ sung của Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

Mặc dù thuộc diện miễn, một số trường hợp vẫn phải làm thủ tục báo cáo hoặc xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

7. Đánh giá tác động và kết luận

Việc phân cấp thẩm quyền cấp giấy phép lao động về Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giúp giảm tải cho cấp trung ương, đồng thời nâng cao tính chủ động, linh hoạt và hiệu quả quản lý tại địa phương. Cơ chế một cửa tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tạo điều kiện để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận dịch vụ công, rút ngắn quy trình và minh bạch thời gian xử lý. Tuy nhiên, sự thay đổi này cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động cập nhật quy trình nội bộ, đào tạo nhân sự phụ trách thủ tục hành chính, đảm bảo hồ sơ đúng và đủ theo yêu cầu mới, tránh bị trả lại hoặc xử lý chậm.

Tổng thể, quy trình cấp giấy phép lao động mới năm 2025 vẫn giữ nguyên tinh thần kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng lao động nước ngoài để bảo vệ thị trường lao động trong nước, nhưng được cải cách mạnh mẽ về thủ tục hành chính theo hướng minh bạch, phân cấp và rút ngắn thời gian xử lý. Doanh nghiệp cần nắm vững hai bước cơ bản là báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, tuân thủ đầy đủ quy định về điểm tiếp nhận hồ sơ, thời hạn xử lý và hồ sơ thành phần. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh rủi ro pháp lý, duy trì uy tín và ổn định trong hoạt động kinh doanh.

Thông tin có trong bài viết này mang tính chất chung và chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin về quy định pháp luật. DB Legal sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin cho bất kỳ mục đích kinh doanh nào. Để có tư vấn pháp lý chuyên sâu, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

For more information: 

📞: +84 357 466 579

📧: contact@dblegal.vn

🌐Facebook:  DB Legal Vietnamese Fanpage or DB Legal English Fanpage 

🐦X(Twitter)

💼Linkedin

🎬Youtube