Chứng thực điện tử là gì, trình tự chứng thực điện tử và giá trị pháp lý của bản chứng thực điện tử

1. Cơ sở pháp lý

- Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Chứng thực điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì: Chứng thực điện tử (chứng thực bản sao điện tử từ bản chính) là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì: Bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

3. Trình tự chứng thực điện tử

Bước 1: Tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực điện tử truy cập vào cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.

Bước 2: Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”.

Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính phía bên phải, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý]

Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn.             

Bước 5:  Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].

Hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.

Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.

Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực, nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử.

4. Giá trị pháp lý của bản chứng thực điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

 - Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Có thể thấy, chứng thực điện tử mặc dù thực hiện thông qua hình thức trực tuyến nhưng vẫn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện và có giá trị pháp lý. 

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP: “Việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật” và theo quy định tại Khoản 2 Điều 14: “Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan có thẩm quyền có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng văn bản giấy.”

Vậy bản sao bằng hình thức điện tử sẽ có giá trị pháp lý như bản sao thông thường thể hiện dưới dạng văn bản giấy. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính. Bài viết trên đây DB Legal đã giúp khách hàng hiểu rõ hơn về chứng thực điện tử và thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Nếu khách hàng có vấn đề gì thắc mắc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với DB Legal

Để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi

Local Office Numbers:
Hotline/Zalo/Whatsapp:	+84 357 466 579
Email:	contact@dblegal.vn