Chính thức áp dụng Hợp pháp hóa lãnh sự điện tử từ đầu năm 2026

I. Căn cứ pháp lý:

1. Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011

2. Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ban hành ngày 04/07/2025

3. Thông tư 11/2025/TT-BNG ngày 31 tháng 7 năm 2025

II. Khung pháp lý mới và định nghĩa về "Bản điện tử"

Việc triển khai này dựa trên nền tảng pháp lý của Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ban hành ngày 04/07/2025. Nghị định này đã bổ sung khái niệm về "Bản điện tử của giấy tờ, tài liệu".

Theo đó, bản điện tử bao gồm các văn bản được cấp, lập hoặc ban hành theo quy định về công tác văn thư, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử, văn bản công chứng điện tử hoặc các dữ liệu điện tử có chữ ký điện tử của cơ quan, người có thẩm quyền.

III. Quy trình thực hiện trực tuyến hoàn toàn

Người dân hiện nay có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Quy trình thực hiện điện tử bao gồm các bước chính:

Đăng nhập và Kê khai: Người đề nghị sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập, cung cấp thông tin theo biểu mẫu tương tác (mẫu LS/HPH-2025/TKĐT theo Thông tư 11/2025/TT-BNG).

Đăng tải tài liệu: Đăng tải bản điện tử của giấy tờ cần chứng nhận và bản dịch điện tử (sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh) nếu tài liệu không được lập bằng các ngôn ngữ này.

Theo dõi và Nộp phí: Sau khi hoàn tất, người dùng được cấp một mã số hồ sơ để tra cứu tiến độ. Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, hệ thống sẽ gửi thông báo nộp phí qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại.

Thời hạn giải quyết: Được tính từ thời điểm gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ hoặc tin nhắn hẹn trả kết quả. Cụ thể:

01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 - 04 tài liệu.

Không quá 02 ngày làm việc với hồ sơ từ 05 - 09 tài liệu.

Không quá 04 ngày làm việc với hồ sơ từ 10 tài liệu trở lên.

Kết quả và tính xác thực

Kết quả trả về cho người dân là bản điện tử của giấy tờ, tài liệu đã được gắn Tem chứng nhận điện tử (mẫu LS/HPH-2025/CNĐT) và ký số bởi cơ quan có thẩm quyền.

Để đảm bảo tính minh bạch và chống giả mạo, các mẫu tem chứng nhận điện tử mới đều tích hợp mã QR để các cơ quan liên quan có thể đối chiếu và kiểm tra tính xác thực trực tuyến một cách nhanh chóng.

IV. Hiệu lực và quy định chuyển tiếp

Mặc dù Nghị định 196/2025/NĐ-CP đã có hiệu lực thi hành từ ngày 03/08/2025, nhưng riêng các quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự điện tử (bao gồm cả việc triển khai biểu mẫu điện tử tương tác và tem điện tử) được ấn định áp dụng từ ngày 01/01/2026.

Việc hiện đại hóa này không chỉ phù hợp với xu thế toàn cầu mà còn giúp minh bạch hóa quá trình xác minh chữ ký, con dấu của các cơ quan có thẩm quyền trong và ngoài nước thông qua kết nối, chia sẻ dữ liệu với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.