Thủ tục điều chỉnh vốn Điều lệ trong công ty tại Việt Nam

1. Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020;

Luật số 76/2025/QH15 ngày 17 tháng 06 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp;

Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 về đăng ký doanh nghiệp;

Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01 tháng 7 năm 2025 ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.

2. Vốn điều lệ

Căn cứ khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

3. Hình thức giảm vốn điều lệ     

Căn cứ Điều 68, Điều 87 và Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020, việc giảm vốn điều lệ được thực hiện thông qua các hình thức sau:

(i) Đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:

- Hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ phần vốn góp của họ trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho thành viên;

- Công ty mua lại phần vốn góp của thành viên theo quy định;

- Vốn điều lệ không được các thành viên thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định.

(ii) Đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

- Hoàn trả một phần vốn góp cho chủ sở hữu công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả phần vốn góp cho chủ sở hữu công ty;

- Vốn điều lệ không được chủ sở hữu công ty thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định.

(iii) Đối với Công ty Cổ phần:

- Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh từ 02 năm trở lên kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp không kể thời gian đăng ký tạm ngừng kinh doanh và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông;

- Công ty mua lại cổ phần đã bán theo quy định;

- Vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định;

- Công ty hoàn lại vốn góp theo yêu cầu, điều kiện được ghi tại cổ phiếu cho cổ đông sở hữu cổ phần có quyền ưu đãi hoàn lại theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

4. Hồ sơ điều chỉnh giảm vốn điều lệ

Căn cứ Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký giảm vốn điều lệ bao gồm các giấy tờ sau:

-       Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12 Thông tư 68/2025/TT-BTC);

-       Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi vốn điều lệ;

-       Bản sao hoặc bản chính biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ;

-       Bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

Trường hợp công ty đăng ký thay đổi phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp của thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của thành viên hợp danh công ty hợp danh mà không thay đổi thành viên công ty, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

-       Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12 Thông tư 68/2025/TT-BTC);

-       Danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách thành viên công ty hợp danh, trong đó không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn. Các danh sách phải bao gồm chữ ký của các thành viên có phần vốn góp thay đổi, không bắt buộc phải có chữ ký của thành viên có phần vốn góp không thay đổi (Mẫu số 6, Mẫu số 9 Thông tư 68/2025/TT-BTC);

-        Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh việc hoàn tất chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp; hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp;

-       Bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

*Lưu ý: Doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn. Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên giảm vốn điều lệ theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký giảm vốn điều lệ phải kèm theo báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.

5. Thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ

Căn cứ Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ được quy định như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh giảm vốn điều lệ;

Bước 2: Công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính;

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ;

Bước 4: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

6. Thẩm quyền điều chỉnh giảm vốn điều lệ

Căn cứ Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền bao gồm:

(i) Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi địa phương quản lý trừ trường hợp quy định tại điểm (ii). Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh;

(ii) Ban quản lý khu công nghệ cao cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ đặt trong khu công nghệ cao.

Việc điều chỉnh giảm vốn điều lệ là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định và thực hiện đúng trình tự, thủ tục đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp pháp của hoạt động quản trị nội bộ mà còn hạn chế các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Do đó, trước khi tiến hành giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ căn cứ pháp lý, tình hình tài chính và các nghĩa vụ liên quan để bảo đảm việc điều chỉnh được thực hiện thuận lợi, hiệu quả và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.