Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

1. Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Dân sự 2015;
• Luật Hôn nhân và gia đình 2014;
• Luật Hộ tịch 2014;
• Nghị định 123/2015/NĐ – CP;
• Nghị định 120/2025/NĐ – CP;
• Thông tư số 04/2020/TT – BTP;
• Thông tư số 04/2024/TT – BTP;
• Quyết định số 1872/QĐ – BTP.

2. Các khái niệm pháp lý cần biết

2.1. Đăng ký khai sinh là gì?

Theo Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân từ khi sinh ra có quyền được khai sinh. Pháp luật không quy định cụ thể khái niệm khai sinh hay đăng ký khai sinh. Tuy nhiên, đăng ký khai sinh có thể được hiểu là thủ tục pháp lý ghi nhận sự ra đời của một cá nhân vào sổ hộ tịch tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thủ tục này bao gồm việc kê khai các thông tin cơ bản của cá nhân được sinh ra như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ - con cái, và thông tin của cha mẹ.

2.2. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là gì?

Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em có liên quan đến yếu tố nước ngoài, bao gồm:

• Trẻ em sinh ra ở Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc không có quốc tịch;
• Trẻ em sinh ra ở Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Trẻ em sinh ra ở Việt Nam có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Trẻ em sinh ra ở Việt Nam có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không có quốc tịch;
• Trẻ em sinh ra ở nước ngoài có cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là công dân Việt Nam.

3. Hồ sơ đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

3.1. Giấy tờ phải xuất trình

• Hộ chiếu/CMND/CCCD hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú;
• Giấy chứng nhận kết hôn (trường hợp cha, mẹ đã đăng ký kết hôn);
• Giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam (trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam).

3.2. Giấy tờ phải nộp

• Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (ban hành kèm theo Thông tư số 04/2024/TT-BTP);
• Giấy chứng sinh; Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có văn bản của người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
• Văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con (trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài); Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó.
• Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật (trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh).

3.3. Một số lưu ý quan trọng

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định pháp luật.

Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

4. Quy trình thực hiện

4.1. Thủ tục đăng ký

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài đầy đủ giấy tờ;
• Bước 2: Người yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính cho Cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền; hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Đồng thời nộp lệ phí đăng ký khai sinh; phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có);
• Bước 3: Người tiếp nhận hồ sơ tiến hành đối chiếu thông tin trong tờ khai và kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ;
• Bước 4: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ;
• Bước 5: Công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh;
• Bước 6: Nhận Giấy khai sinh.

4.2. Cơ quan có thẩm quyền

Đối với trẻ em sinh ra tại Việt Nam: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ.

Đối với trẻ em sinh ra tại nước ngoài: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của trẻ em có cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là công dân Việt Nam.

4.3. Thời hạn giải quyết :

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Kết luận

Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là thủ tục mang tính nền tảng, gắn liền với quyền nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân, đồng thời góp phần bảo đảm trật tự quản lý nhà nước về hộ tịch. Nắm rõ quy trình thực hiện sẽ giúp cha mẹ, người thân của trẻ chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ, tránh những sai sót không đáng có và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho trẻ ngay từ khi chào đời. Qua đó, thủ tục này không chỉ mang ý nghĩa pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm của gia đình và xã hội trong việc bảo vệ và chăm lo cho thế hệ tương lai.

Thông tin có trong bài viết này mang tính chất chung và chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin về quy định pháp luật. DB Legal sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin cho bất kỳ mục đích kinh doanh nào. Để có tư vấn pháp lý chuyên sâu, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

📞: +84 357 466 579

📧: contact@dblegal.vn

🌐Facebook:  DB Legal Vietnamese Fanpage or DB Legal English Fanpage 

🐦X(Twitter)

💼Linkedin

🎬Youtube