GỬI HỢP ĐỒNG VỚI CHỮ KÝ SCAN QUA PHƯƠNG TIỆN ĐIỆN TỬ THÌ CÓ HIỆU LỰC PHÁP LÝ KHÔNG?

1. Căn cứ pháp lý 

- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015;

- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22 tháng 06 năm 2023.

2. Hợp đồng với chữ ký scan là gì

Hiện nay pháp luật chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về hợp đồng với chữ ký scan. Tuy nhiên, có thể hiểu:

Hợp đồng với chữ ký scan là hợp đồng trong đó chữ ký của các bên được ký tay trên bản giấy, sau đó được số hóa thông qua thiết bị quét (scan), chèn vào tệp tin điện tử và gửi qua các phương tiện điện tử nhằm thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung hợp đồng.

3. Hiệu lực pháp lý của hợp đồng với chữ ký scan

Căn cứ khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản. Do đó, về nguyên tắc, giao dịch được thực hiện qua phương tiện điện tử vẫn có thể có giá trị pháp lý hợp lệ.

Tuy nhiên, cần xem xét cụ thể liệu hợp đồng sử dụng chữ ký scan có đáp ứng yêu cầu pháp lý hay không.

Theo khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 thì chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu. Trong khi đó, chữ ký scan thực chất chỉ là hình ảnh số hóa của chữ ký tay, không có cơ chế xác thực, không được mã hóa, không đảm bảo tính toàn vẹn và không có khả năng truy vết khi xảy ra tranh chấp. Vì vậy, chữ ký scan không được coi là chữ ký điện tử hợp pháp theo nghĩa chặt chẽ, mà chỉ mang giá trị chứng minh về mặt ý chí.

Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng có quy định rằng: "Bảo đảm tự nguyện lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử; tự thỏa thuận về việc lựa chọn loại công nghệ, phương tiện điện tử, chữ ký điện tử, hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch điện tử, trừ trường hợp luật có quy định khác".

Căn cứ vào nguyên tắc tự nguyện lựa chọn phương tiện và chữ ký điện tử theo quy định trên, có thể khẳng định bản hợp đồng có chữ ký scan hoàn toàn có thể xác lập hiệu lực pháp lý dựa trên ý chí tự định đoạt của các bên. Quy định này thiết lập một hành lang pháp lý mở, cho phép các bên không nhất thiết phải sử dụng chữ ký số chuyên dụng mà có thể tự thỏa thuận lựa chọn các "hình thức xác nhận khác", bao gồm cả việc ký tay rồi quét (scan) gửi qua email hay phương tiện điện tử khác. Khi các bên đã thống nhất sử dụng bản scan làm phương thức giao kết, hình ảnh chữ ký đó đóng vai trò là một loại "chữ ký điện tử khác". Lúc này, giá trị pháp lý của hợp đồng không bị phủ nhận chỉ vì hình thức thể hiện của nó, mà nó được bảo đảm bởi sự thừa nhận lẫn nhau giữa các bên. Việc pháp luật cho phép tự lựa chọn đồng nghĩa với việc công nhận rằng: nếu các bên tin tưởng vào tính xác thực của bản scan và tự nguyện thực hiện quyền, nghĩa vụ theo bản scan đó, thì giao dịch này là hợp pháp và có sự ràng buộc trách nhiệm tương đương với văn bản giấy truyền thống.

Do đó, trong điều kiện không có tranh chấp về tính xác thực, đồng thời có đầy đủ chứng cứ hỗ trợ (như email trao đổi, xác nhận nội dung, lịch sử giao dịch), hợp đồng có chữ ký scan vẫn có thể được công nhận hiệu lực pháp lý, phù hợp với nguyên tắc tôn trọng quyền tự do thỏa thuận trong giao dịch điện tử.

4. Rủi ro khi sử dụng hợp đồng với chữ ký scan

Mặc dù có thể được công nhận về mặt pháp lý, việc sử dụng chữ ký scan vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro:

(i) Dễ bị giả mạo: Chữ ký scan có thể bị sao chép, cắt ghép vào các tài liệu khác mà người ký không kiểm soát được.

(ii) Nguy cơ bị phủ nhận chữ ký: Một bên có thể phủ nhận việc ký kết, cho rằng tài liệu bị chỉnh sửa hoặc sử dụng trái phép.

(iii) Khó khăn trong chứng minh: Khi xảy ra tranh chấp, việc chứng minh quá trình giao kết (gửi – nhận – xác nhận) rất phức tạp và tốn kém.

(iv) Hạn chế trong thủ tục hành chính: Nhiều cơ quan nhà nước không chấp nhận hợp đồng có chữ ký scan, yêu cầu bản gốc hoặc chữ ký số hợp lệ.

5. Khuyến nghị nhằm bảo đảm hiệu lực pháp lý

Để hạn chế rủi ro, các bên nên cân nhắc:

(i) Ký trực tiếp bằng chữ ký tươi: Đối với các hợp đồng quan trọng, các bên nên ký trực tiếp bản giấy, sau đó chỉ scan để lưu trữ điện tử và nội bộ.

(ii) Sử dụng chữ ký điện tử hợp pháp: Để đảm bảo hiệu lực pháp lý của hợp đồng điện tử, nên ưu tiên sử dụng chữ ký số được bảo đảm bởi chứng thư số. Đây là bằng chứng pháp lý cao nhất trong giao dịch điện tử.

(iii) Thỏa thuận rõ về hiệu lực của bản scan: Trong hợp đồng, các bên ghi nhận, thống nhất về việc chấp nhận hợp đồng với chữ ký scan có giá trị như bản gốc khi hợp đồng được gửi qua phương tiện điện tử đến các bên.

(iv) Lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch: Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi xảy ra tranh chấp, các bên cần lưu giữ đầy đủ email, lịch sử trao đổi trong quá trình xác lập hợp đồng điện tử.

Việc sử dụng hợp đồng có chữ ký scan và gửi qua phương tiện điện tử không đương nhiên làm mất hiệu lực pháp lý của hợp đồng, nếu các bên có sự thỏa thuận rõ ràng và có thể chứng minh được ý chí giao kết. Tuy nhiên, xét trên phương diện chứng cứ và quản trị rủi ro pháp lý, đây vẫn là hình thức tiềm ẩn nhiều bất cập, đặc biệt trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng số hóa, việc lựa chọn phương thức ký kết hợp đồng phù hợp, an toàn và được pháp luật công nhận cao là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Do đó, doanh nghiệp và cá nhân nên cân nhắc áp dụng các giải pháp như chữ ký số hoặc hệ thống chữ ký điện tử có xác thực, đồng thời xây dựng quy trình ký kết và lưu trữ hồ sơ một cách bài bản.

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro, việc tham vấn ý kiến từ các tổ chức hành nghề luật sư hoặc chuyên gia pháp lý là cần thiết. Các đơn vị này có thể hỗ trợ rà soát hợp đồng, tư vấn phương thức ký kết phù hợp, cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý tối ưu, phù hợp với từng loại giao dịch cụ thể.

 

Thông tin có trong bài viết này mang tính chất chung và chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin về quy định pháp luật. DB Legal sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin cho bất kỳ mục đích kinh doanh nào. Để có tư vấn pháp lý chuyên sâu, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

For more information: 

📞: +84 357 466 579

📧: contact@dblegal.vn

🌐Facebook:  DB Legal Vietnamese Fanpage or DB Legal English Fanpage 

🐦X(Twitter)

💼Linkedin

🎬Youtube