Thủ tục chứng nhận Apostille tại Việt Nam

“Chứng nhận Apostille” là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của Quốc gia thành viên Công ước cấp để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

“Giấy tờ công” là giấy tờ, tài liệu được lập dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật của nước đó, bao gồm: giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc tòa án hoặc cơ quan tư pháp lập; giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân.

4. “Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille” là cơ quan do Quốc gia thành viên Công ước chỉ định theo quy định của Công ước để cấp chứng nhận Apostille; trong Nghị định này bao gồm cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

5. “Chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille)” là chứng nhận Apostille được cấp dưới dạng dữ liệu điện tử, được ký bằng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật quy định.

 

Nội dung chứng nhận Apostille

1. Chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

2. Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ công.

 

Yêu cầu cấp chứng nhận Apostille và thứ tự ưu tiên áp dụng

1. Giấy tờ công của Việt Nam được cấp chứng nhận Apostille theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân để sử dụng tại Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Việc cấp chứng nhận Apostille là không bắt buộc nếu giấy tờ công đó được miễn hoặc không yêu cầu chứng nhận, xác thực theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc theo pháp luật, thực tiễn đang được áp dụng tại nước nơi giấy tờ được sử dụng. Việc cấp chứng nhận Apostille không thay thế việc công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật trong trường hợp giấy tờ công đó được sử dụng tại Việt Nam.

2. Để được sử dụng tại Việt Nam, giấy tờ công của Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam phải được cấp chứng nhận Apostille, trừ giấy tờ bị từ chối theo quy định tại Điều 26 Nghị định này hoặc trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc pháp luật và thực tiễn tại Việt Nam có quy định miễn hoặc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục chứng nhận khác đối với loại giấy tờ đó.

3. Giấy tờ công của Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài và giấy tờ công của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam được chứng nhận theo các hình thức sau đây:

a) Chứng nhận Apostille theo quy định tại Nghị định này, áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam;

b) Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, áp dụng đối với giấy tờ công lưu thông trong quan hệ với quốc gia không phải là Quốc gia thành viên Công ước;

c) Trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định đơn giản hơn hoặc miễn yêu cầu chứng nhận, xác thực giấy tờ công so với hình thức quy định tại điểm a hoặc điểm b khoản này, quy định của điều ước quốc tế đó được ưu tiên áp dụng.

Giấy tờ công đã được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được cấp chứng nhận Apostille để sử dụng tại Quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam và ngược lại.

 

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam

1. Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận Apostille (sau đây gọi chung là Cơ quan cấp Apostille).

2. Bộ Ngoại giao thông báo về Cơ quan cấp Apostille và các thay đổi liên quan cho cơ quan lưu chiểu Công ước thông qua đường ngoại giao.

3. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định tiêu chí, điều kiện, lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp theo quy định của pháp luật về tổ chức Chính phủ và pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

Điều 7. Đối tượng đề nghị cấp chứng nhận Apostille

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

2. Người đề nghị cấp chứng nhận Apostille cho giấy tờ, tài liệu của người khác chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng giấy tờ, tài liệu và tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật có liên quan.

Điều 8. Ngôn ngữ, địa điểm cấp chứng nhận Apostille

1. Ngôn ngữ sử dụng để cấp chứng nhận Apostille là tiếng Việt và tiếng Anh; tiêu đề “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” được thể hiện bằng tiếng Pháp theo quy định tại Điều 4 Công ước Apostille.

2. Việc cấp chứng nhận Apostille được thực hiện tại trụ sở của Cơ quan cấp Apostille.

Điều 9. Phí đối với việc cấp chứng nhận Apostille

1. Người đề nghị cấp chứng nhận Apostille phải nộp phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tại thời điểm nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

2. Trường hợp nộp hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị cấp chứng nhận Apostille phải trả cước phí bưu chính.

3. Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, việc thanh toán phí được thực hiện theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

4. Trường hợp hồ sơ đã bị trả lại do hết thời hạn xác minh và người đề nghị nộp lại hồ sơ theo quy định tại điểm c khoản 5 Điều 15 Nghị định này, hồ sơ nộp lại được tiếp tục giải quyết trên cơ sở hồ sơ và phí đã nộp.

Điều 10. Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille

Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille bao gồm:

1. Giấy tờ do cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ, gồm: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.

2. Giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật, gồm: giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác; các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật.

3. Văn bản công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng qua các thời kỳ, gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.

4. Văn bản chứng thực do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật chứng thực, gồm: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

5. Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này.

Điều 11. Giấy tờ không thuộc phạm vi hoặc không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille

1. Các giấy tờ sau đây không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille:

a) Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế;

b) Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ giấy tờ mà trước ngày Công ước Apostille có hiệu lực đối với nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ Ngoại giao xác định cụ thể giấy tờ quy định tại điểm này tại danh mục quy định tại khoản 7 Điều 30 Nghị định này;

c) Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật và chưa được công chứng, chứng thực;

d) Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.

2. Các giấy tờ sau đây không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille:

a) Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung trái phép;

b) Giấy tờ có căn cứ xác định là giả mạo;

c) Giấy tờ mà kết quả xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định này xác định cơ quan có thẩm quyền không cấp giấy tờ đó, hoặc con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền trên giấy tờ không xác thực, không đúng thẩm quyền, không phải con dấu gốc, chữ ký gốc hoặc không phù hợp với mẫu đã đăng ký;

d) Giấy tờ công đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi, hủy bỏ hoặc bị xác định là được cấp trái pháp luật theo quyết định, bản án hoặc văn bản có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

đ) Giấy tờ công thuộc diện không được đưa ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam;

e) Giấy tờ công của Việt Nam ở dạng dữ liệu điện tử không có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền hoặc chữ ký số không đáp ứng định dạng kỹ thuật theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 12. Hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille

Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille được lập thành 01 bộ. Thành phần hồ sơ theo phương thức nộp được quy định như sau:

1. Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính:

a) Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;

b) Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.

2. Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia:

a) Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;

b) Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

 

Thời hạn giải quyết

1. Thời hạn cấp chứng nhận Apostille được tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và được xác định theo số lượng giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille trong một bộ hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ. Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille bằng giấy nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định này, thời hạn giải quyết như sau:

a) 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công;

b) 02 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;

c) 04 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

2. Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille điện tử nộp trực tuyến toàn trình theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định này, thời hạn giải quyết như sau:

a) Trong ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công được tiếp nhận trước thời điểm theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; trường hợp tiếp nhận sau thời điểm đó thì tính vào ngày làm việc tiếp theo;

b) 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;

c) 03 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

Thời điểm bắt đầu tính thời hạn giải quyết quy định tại khoản này được xác định theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

3. Thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này không bao gồm thời gian xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.

4. Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này vì lý do khách quan, sự cố kỹ thuật hệ thống hoặc trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật, không thuộc trường hợp xác minh quy định tại Điều 15 Nghị định này, Cơ quan cấp Apostille phải thông báo bằng văn bản cho người đề nghị trước ngày hết hạn, nêu rõ lý do và thời hạn giải quyết mới theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Việc gia hạn thời gian giải quyết chỉ được thực hiện một lần.