Việt Nam tham gia Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille)

I. Định nghĩa Hợp pháp hoá lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 thì:

1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Theo đó, các giấy tờ nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự. Tương tự, các giấy tờ của Việt Nam muốn sử dụng tại nước ngoài thì cũng phải trải qua thủ tục chứng nhận lãnh sự.

Quy trình thực hiện hiện hành:

Thủ tục chứng nhận lãnh sự đối với các giấy tờ ban hành tại Việt Nam như sau:

1) Chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;

2) Chứng thực tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam.

Thủ tục hợp pháp hoá giấy tờ ban hành tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam như sau:

Tuỳ vào quy định pháp luật của mỗi nước, tuy nhiên thủ tục thông thường sẽ gồm:

1) Giấy tờ được xác nhận bởi công chứng viên hoặc Toà án;

2) Sau đó được cơ quan ngoại giao của nước ngoài xác nhận;

3) Hợp pháp hoá tại lãnh sự quán/đại sứ quán Việt Nam tại nước ngoài.

II. Lợi ích của việc gia nhập Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài 

Việc gia nhập Công ước La Hay đồng nghĩa với thủ tục Hợp pháp hoá hoặc chứng nhận lãnh sự sẽ bị bãi bỏ.  Người dân, doanh nghiệp sẽ rút ngắn được thời gian chuẩn bị giấy tờ liên quan đến thủ tục hợp pháp hoá giấy tờ (thông thường sẽ mất đến 2-3 tháng) trong công tác chuẩn bị, nộp hồ sơ, thực hiện thủ tục hành chính tại Việt Nam. Các giấy tờ của Việt Nam cũng được sử dụng ở nước ngoài một cách thuận lợi hơn, giảm đi các chi phí liên quan đến thủ tục chứng nhận lãnh sự trước khi sử dụng tại nước ngoài. 

Việc gia nhập này là phù hợp với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số và hội nhập quốc tế. 

III. Về hiệu lực của Công ước và cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam

Theo đoạn 2 Điều 12 của Công ước Apostille, việc gia nhập chỉ có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không đưa ra phản đối việc gia nhập này trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày nhận được thông báo nêu trên (thời hạn 6 tháng tính đến hết ngày 13/7/2026). Theo đoạn 3 Điều 12 của Công ước Apostille, Công ước sẽ có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không phản đối việc gia nhập của Việt Nam kể từ ngày 11/9/2026. Như vậy, nếu không có việc phản đối gia nhập thì kể từ ngày 11/09/2026, thủ tục Hợp pháp hoá hoặc chứng nhận lãnh sự sẽ được miễn khi đối với các nước thành viên của công ước Apostille. 

Danh sách các nước tham gia Công ước La Hay: tại đây 

Việt Nam đã chỉ định Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille, bao gồm: Cục Lãnh sự (trụ sở tại Hà Nội) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh. 

IV. Kế hoạch thưc hiện công ước Công ước Apostille

Ngày 25-02-2026, Thủ tướng chính phủ đã ban hành Quyết định số 330/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Công ước La Hay ngày 05 tháng 10 năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). 

Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm:

1. Phân công trách nhiệm cụ thể cho các Bộ, ngành trong việc triển khai Công ước.

2. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật để cấp và kiểm tra tem Apostille điện tử.

3. Tuyên truyền, phổ biến và đào tạo cán bộ về quy trình mới.

Toàn văn của Quyết định tại đây.

Thông tin có trong bài viết này mang tính chất chung và chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin về quy định pháp luật. DB Legal sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin cho bất kỳ mục đích kinh doanh nào. Để có tư vấn pháp lý chuyên sâu, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

For more information: 

📞: +84 357 466 579

📧: contact@dblegal.vn

🌐Facebook:  DB Legal Vietnamese Fanpage or DB Legal English Fanpage 

🐦X(Twitter)

💼Linkedin

🎬Youtube