GHI CHÚ KẾT HÔN TẠI VIỆT NAM

1. Căn cứ pháp lý:

- Luật Hôn nhân và gia đình số 52/2014/QH13 ngày 19 tháng 06 năm 2014;

- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

- Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định 07/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

- Nghị định 18/2026/NĐ-CP ngày 14 tháng 01 năm 2026 sửa đổi, bổ sung một số nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.

2. Ghi chú kết hôn là gì

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về ghi chú kết hôn. Tuy nhiên, có thể hiểu:

Ghi chú kết hôn là thủ tục hành chính nhằm ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Sau khi công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn. Đây là bước pháp lý quan trọng để Nhà nước Việt Nam chính thức công nhận quan hệ hôn nhân được thiết lập ở nước ngoài, giúp công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ hợp pháp của mình cũng như của vợ/chồng của công dân đó tại Việt Nam.

3. Mục đích của việc ghi chú kết hôn

Việc ghi chú kết hôn không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là “tấm lá chắn” bảo vệ quyền lợi tại Việt Nam, mang lại những giá trị pháp lý thiết thực. Một số mục đích cụ thể như:

(i) Hợp thức hóa quan hệ hôn nhân tại Việt Nam: Đây là mục đích quan trọng nhất. Dù đã có giấy kết hôn của nước ngoài, nhưng về mặt pháp lý trong nước, công dân vẫn được coi là độc thân nếu chưa làm thủ tục này. Ghi chú kết hôn giúp "kích hoạt" trạng thái "Đã kết hôn" trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

(ii) Bảo vệ quyền lợi về tài sản và thừa kế: Khi thực hiện các giao dịch như mua bán, tặng cho bất động sản hoặc vay vốn ngân hàng, việc ghi chú kết hôn giúp xác định rõ tài sản chung của vợ chồng. Điều này ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh và đảm bảo quyền thừa kế hợp pháp cho vợ/chồng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

(iii) Tạo cơ sở pháp lý để làm khai sinh cho con: Để con cái sinh ra được công nhận là con chung hợp pháp, có tên cha/mẹ đầy đủ trong giấy khai sinh và được nhập quốc tịch Việt Nam (nếu muốn), việc cha mẹ đã ghi chú kết hôn là điều kiện tiên quyết.

(iv) Thực hiện các quyền lợi về cư trú và bảo lãnh: Thủ tục này là căn cứ để người vợ hoặc chồng (nếu là người nước ngoài) có thể xin cấp Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú hoặc Miễn thị thực, giúp họ có thể sinh sống lâu dài và hợp pháp tại Việt Nam cùng gia đình.

(v) Đảm bảo chế độ hôn nhân một vợ một chồng: Việc cập nhật thông tin vào Sổ hộ tịch giúp Nhà nước quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng một người kết hôn ở nước ngoài rồi về Việt Nam tiếp tục kết hôn với người khác, vi phạm nguyên tắc hôn nhân tự nguyện, tiến bộ.

(vi) Giải quyết các biến cố pháp lý: Trong trường hợp không may xảy ra ly hôn hoặc một bên qua đời, cơ quan chức năng Việt Nam chỉ có thể thụ lý giải quyết các thủ tục liên quan khi cuộc hôn nhân đó đã được ghi nhận trong hệ thống quản lý của Nhà nước.

4. Điều kiện thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam

Căn cứ Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, công dân Việt Nam được thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn vào Sổ hộ tịch Việt Nam khi đáp ứng 1 trong 2 điều kiện sau đây:

(i) Việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau hoặc với người nước ngoài đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch nếu tại thời điểm kết hôn, các bên đáp ứng đủ điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình Việt Nam.

(ii) Nếu vào thời điểm đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, việc kết hôn không đáp ứng điều kiện kết hôn, nhưng không vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, nhưng vào thời điểm yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú kết hôn là nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em, thì việc kết hôn cũng được ghi vào Sổ hộ tịch.

Trong đó:

• Điều kiện kết hôn đối với công dân nam, nữ được quy định tại Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 như sau:

- Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên;

- Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định;

- Không bị mất năng lực hành vi dân sự;

- Việc kết hôn không thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 2 Điều 5 của Luật này.

• Các trường hợp cấm kết hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 như sau:

- Kết hôn giả tạo;

- Tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn;

- Người đang có vợ, có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người khác hoặc chưa có vợ, chưa có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người đang có chồng, có vợ;

- Kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng giữa những người cùng dòng máu về trực hệ; giữa những người có họ trong phạm vi ba đời; giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi; giữa người đã từng là cha, mẹ nuôi với con nuôi, cha chồng với con dâu, mẹ vợ với con rể, cha dượng với con riêng của vợ, mẹ kế với con riêng của chồng;

- Lợi dụng việc kết hôn để mua bán người, bóc lột sức lao động, xâm phạm tình dục hoặc có hành vi khác nhằm mục đích trục lợi.

5. Thủ tục ghi chú kết hôn theo pháp luật Việt Nam

5.1. Hồ sơ ghi chú kết hôn:

Căn cứ khoản 1 Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hồ sơ ghi chứ kết hôn do một trong hai bên kết hôn nộp tại cơ quan có thẩm quyền, gồm các giấy tờ sau:

(i) Tờ khai theo mẫu quy định;

(ii) Bản sao Giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp;

(iii) Ngoài giấy tờ quy định trên, nếu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì còn phải nộp bản sao giấy tờ của cả hai bên nam, nữ quy định tại Khoản 1 Điều 2 của Nghị định này (Hộ chiếu, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);

Nếu là công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn theo quy định tại Khoản 2 Điều 37 của Nghị định này.

5.2. Trình tự:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ ghi chú kết hôn;

Bước 2: Một trong hai bên kết hôn nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền;

Bước 3: Kiểm tra và giải quyết hồ sơ ghi chú kết hôn.

Thời hạn giải quyết ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là 05 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Tư pháp tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.

+ Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là đủ điều kiện theo quy định, Trưởng phòng Tư pháp ghi vào sổ và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

+ Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn thuộc một trong các trường hợp từ chối ghi vào sổ việc kết hôn, Trưởng phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện để từ chối.

5.3. Thẩm quyền ghi chú kết hôn:

Theo khoản 1 Điều 48 Luật Hộ tịch 2015, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

6. Trường hợp từ chối ghi chú kết hôn:

Căn cứ khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, yêu cầu ghi vào sổ việc kết hôn (ghi chú kết hôn) bị từ chối nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

(i) Việc kết hôn vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình;

(ii) Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

Việc ghi chú kết hôn tại Việt Nam là bước thiết yếu để kết nối mục đích pháp lý với quy trình hành chính. Hiểu rõ mục đích của ghi chú giúp cá nhân bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Trong khi đó, nắm vững quy trình thực hiện sẽ giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác và thuận lợi, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính và các nhu cầu quốc tế liên quan đến hôn nhân. Như vậy, ghi chú kết hôn không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để quản lý thông tin nhân thân và đảm bảo quyền lợi cho mọi cá nhân.