QUY TRÌNH CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

1. Căn cứ pháp lý?

- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020;

- Luật số 76/2025/QH15 ngày 17 tháng 6 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp;

- Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 về đăng ký doanh nghiệp;

- Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

- Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05 tháng 7 năm 2016 quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

4. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

5. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký (Mẫu MĐ-1 ban hành kèm Thông tư số 11/2016/TT-BCT);

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

  + Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

  + Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan:

• Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật;
• Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

6. Quy trình cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài?

•  Thủ tục:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định;

Bước 2: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện;

Bước 3: Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ;

Bước 4: Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

•  Cơ quan có thẩm quyền:

-  Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (gọi chung là Ban quản lý) đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

•  Thời hạn giải quyết: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là bước đi quan trọng giúp thương nhân nước ngoài mở rộng thị trường và tiếp cận cơ hội kinh doanh trong khu vực. Dù thủ tục không quá phức tạp, nhưng từng bước trong quy trình đều phải tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và tránh gián đoạn hoạt động sau này. Hy vọng bài viết đã mang đến cái nhìn tổng quan, thực tiễn và dễ hiểu để doanh nghiệp có thể tự tin thực hiện. Trong trường hợp cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị pháp lý uy tín nhằm đảm bảo mọi thủ tục được hoàn tất nhanh chóng và đúng quy định. Chọn đúng hướng ngay từ đầu sẽ là nền tảng vững chắc cho sự hiện diện bền lâu của doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam.

Nội dung bài viết này mang tính chất tham khảo chung về các quy định pháp luật. DB Legal không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin này cho mục đích kinh doanh. Để được tư vấn chuyên sâu cho từng trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ chúng tôi.

Để biết thêm thông tin chi tiết: