Điều kiện và thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại thành phố Hồ Chí Minh

1. Ai phải xin Giấy phép lao động?

Về nguyên tắc, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có Giấy phép lao động nếu không thuộc một trong các trường hợp được pháp luật xác định là không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
Do đó, trước khi bắt đầu thủ tục, doanh nghiệp cần xác định chính xác người lao động có thuộc diện phải xin Giấy phép lao động hay không. Việc xác định này cần được thực hiện dựa trên vị trí công việc, hình thức làm việc, người sử dụng lao động và trường hợp pháp lý cụ thể của người lao động.
Đây cũng là bước quan trọng để tránh trường hợp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ xin Giấy phép lao động trong khi người lao động thực tế thuộc diện miễn, hoặc ngược lại.

2. Người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động cho những vị trí nào?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các vị trí phổ biến đối với người lao động nước ngoài bao gồm:
- Nhà quản lý;
- Giám đốc điều hành;
- Chuyên gia;
- Lao động kỹ thuật.
Mỗi nhóm vị trí có điều kiện riêng về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và tài liệu chứng minh. Doanh nghiệp cần bảo đảm rằng chức danh đăng ký, công việc thực tế và tài liệu chứng minh có sự thống nhất.

3. Điều kiện để được cấp Giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần chứng minh các vấn đề liên quan đến:

• Độ tuổi và năng lực hành vi dân sự;
• Tình trạng sức khỏe;
• Lý lịch tư pháp;
• Trình độ chuyên môn, kỹ thuật;
• Kinh nghiệm làm việc;
• Vị trí công việc mà người lao động dự kiến đảm nhiệm.

Đối với từng vị trí, tài liệu chứng minh có thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một bộ hồ sơ chung cho tất cả người lao động nước ngoài.

4. Hồ sơ xin Giấy phép lao động gồm những gì?

Theo thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ cấp Giấy phép lao động bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP và phụ thuộc vào vị trí mà người lao động đăng ký. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện ghi nhận hồ sơ cấp GPLĐ có văn bản của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03 và các giấy tờ chứng minh điều kiện của người lao động.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động;
• Giấy khám sức khỏe theo quy định;
• Hộ chiếu còn giá trị;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng theo quy định;
• Tài liệu chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện về nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật;
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào hình thức làm việc và trường hợp cụ thể.

Đối với tài liệu do nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi đưa vào hồ sơ.

5. Khi nào phải nộp hồ sơ?

Theo thủ tục hiện hành, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Doanh nghiệp vì vậy không nên chờ đến sát ngày người lao động bắt đầu làm việc mới chuẩn bị hồ sơ. Đặc biệt, nếu hồ sơ có tài liệu được cấp tại nước ngoài, doanh nghiệp nên dự trù thêm thời gian cho việc xin, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực tài liệu.

6. Thủ tục xin Giấy phép lao động tại thành phố Hồ Chí Minh

Từ ngày 10/01/2026, Quyết định số 38/2025/QĐ-UBND của UBND TP.HCM có hiệu lực, quy định việc phân cấp thực hiện thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Giấy phép lao động và Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động trên địa bàn Thành phố.
Theo cơ chế phân cấp, cơ quan thực hiện thủ tục được xác định tùy thuộc vào nơi người sử dụng lao động hoạt động:
Đối với doanh nghiệp hoạt động ngoài các khu vực được phân cấp riêng, thủ tục thuộc phạm vi giải quyết của Sở Nội vụ TP.HCM.
Đối với người sử dụng lao động trong khu chế xuất, khu công nghiệp hoặc Khu Công nghệ cao TP.HCM, cần xác định cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền tương ứng theo Quyết định 38/2025/QĐ-UBND.

7. Các bước thực hiện thủ tục

• Bước 1: Xác định vị trí và điều kiện của người lao động. Doanh nghiệp xác định vị trí công việc, hình thức làm việc và đối chiếu điều kiện tương ứng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp thu thập giấy tờ cá nhân, giấy khám sức khỏe và tài liệu chứng minh trình độ, kinh nghiệm hoặc vị trí của người lao động.
• Bước 3: Xác định cơ quan có thẩm quyền tại TP.HCM. Doanh nghiệp cần xác định cơ quan tiếp nhận dựa trên địa điểm hoạt động và phạm vi phân cấp.
• Bước 4: Nộp hồ sơ. Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc bằng các phương thức được pháp luật quy định. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện ghi nhận các phương thức trực tuyến, trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Bước 5: Nhận kết quả. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện. Trường hợp không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do theo quy định.

8. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Theo quy định hiện hành, Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của trường hợp làm việc tương ứng nhưng không quá 02 năm.
Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn của Giấy phép lao động để thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp mới phù hợp nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam. Việc tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài sau khi Giấy phép lao động hết hiệu lực mà không có cơ sở pháp lý phù hợp có thể tạo ra rủi ro tuân thủ cho doanh nghiệp.

9. Kết luận

Việc xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TP.HCM hiện được thực hiện trên cơ sở Nghị định 219/2025/NĐ-CP và cơ chế phân cấp của TP.HCM theo Quyết định 38/2025/QĐ-UBND.
Doanh nghiệp cần xác định đúng vị trí công việc, điều kiện của người lao động, thành phần hồ sơ và cơ quan có thẩm quyền trước khi tiến hành thủ tục. Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa xin Giấy phép lao động và trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động, bởi mỗi trường hợp có thể phát sinh nghĩa vụ thủ tục khác nhau.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và xác định đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ, giảm thời gian xử lý và bảo đảm người lao động nước ngoài được làm việc tại Việt Nam theo đúng quy định pháp luật.