Người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động tại TP.HCM: Khi nào phải xin Giấy xác nhận, khi nào chỉ cần thông báo?

1. Người lao động nước ngoài nào không thuộc diện cấp Giấy phép lao động?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

Một số trường hợp đáng chú ý bao gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị phần vốn góp theo mức quy định;

• Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần đáp ứng điều kiện về giá trị phần vốn góp;

• Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam;

• Người lao động nước ngoài thuộc trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

• Người lao động vào Việt Nam thực hiện một số loại công việc hoặc nhiệm vụ theo quy định;

• Một số trường hợp khác được quy định cụ thể tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Tuy nhiên, việc xác định một người “không thuộc diện cấp Giấy phép lao động” mới chỉ là bước đầu.

Doanh nghiệp tiếp tục phải xác định nghĩa vụ thủ tục tương ứng với từng trường hợp.

2. Khi nào phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động?

Đối với một số trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

Theo thủ tục đang được áp dụng tại TP.HCM, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 05 ngày làm việc. Trường hợp không cấp Giấy xác nhận thì phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định. 

Do đó, đối với nhóm này, doanh nghiệp không thể chỉ lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp miễn mà không thực hiện thủ tục hành chính tương ứng.

3. Khi nào chỉ cần thông báo?

Bên cạnh nhóm phải xin Giấy xác nhận, Nghị định 219/2025/NĐ-CP cũng quy định một số trường hợp không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận mà người sử dụng lao động chỉ phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định.

Đây chính là điểm cần phân biệt khi xử lý hồ sơ trong năm 2026.

Vì vậy, khi tiếp nhận một trường hợp người nước ngoài được cho là không thuộc diện cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp không nên mặc định rằng:

“Miễn Giấy phép lao động = phải xin Giấy xác nhận.”

Thay vào đó, cần xác định chính xác trường hợp của người lao động thuộc nhóm phải xác nhận hay nhóm chỉ phải thông báo theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh thực hiện thủ tục không cần thiết hoặc bỏ sót nghĩa vụ thông báo.

4. Hồ sơ xin Giấy xác nhận gồm những gì?

Đối với trường hợp thuộc diện phải xin Giấy xác nhận, hồ sơ được chuẩn bị theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Các tài liệu cơ bản có thể bao gồm:

• Văn bản đề nghị xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động;

• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định;

• Hộ chiếu còn giá trị;

• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, nếu thuộc trường hợp phải xác định nhu cầu;

• Tài liệu chứng minh người lao động thuộc trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động;

• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Thành phần hồ sơ thực tế cần được xác định dựa trên căn cứ miễn Giấy phép lao động của từng người lao động.

Đối với giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

5. Thủ tục được thực hiện tại đâu ở TP.HCM?

Từ ngày 10/01/2026, Quyết định số 38/2025/QĐ-UBND của UBND TP.HCM có hiệu lực và quy định việc phân cấp thực hiện các thủ tục liên quan đến Giấy phép lao động và Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động trên địa bàn Thành phố. 

Theo cơ chế phân cấp hiện hành:

• Sở Nội vụ TP.HCM thực hiện thủ tục đối với người sử dụng lao động hoạt động ngoài khu chế xuất, khu công nghiệp và khu công nghệ cao;

• Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp TP.HCM thực hiện đối với người sử dụng lao động trong khu chế xuất, khu công nghiệp;

• Ban Quản lý Khu Công nghệ cao TP.HCM thực hiện đối với người sử dụng lao động trong Khu Công nghệ cao.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định địa điểm hoạt động của người sử dụng lao động/người lao động để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền.

6. Thủ tục xin Giấy xác nhận tại TP.HCM được thực hiện như thế nào?

Đối với trường hợp phải xin Giấy xác nhận, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thông qua hình thức được pháp luật cho phép.

Quy trình cơ bản gồm:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh người lao động thuộc trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trong thời hạn từ 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
• Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ.
• Bước 4: Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy xác nhận được cấp theo quy định; nếu không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời và nêu rõ lý do.

Thông tin thủ tục hiện được công bố trên hệ thống thủ tục hành chính của TP.HCM và các cơ quan trực thuộc. 

7. Đối với trường hợp chỉ cần thông báo thì doanh nghiệp phải làm gì?

Đối với trường hợp thuộc nhóm chỉ cần thông báo, doanh nghiệp không thực hiện thủ tục xin Giấy xác nhận. Thay vào đó, người sử dụng lao động thực hiện thông báo với cơ quan có thẩm quyền theo thời hạn và phương thức được quy định đối với trường hợp tương ứng. Điểm quan trọng là doanh nghiệp vẫn phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh người lao động thuộc trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

Nói cách khác, việc không phải xin Giấy xác nhận không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần chứng minh căn cứ miễn. Khi có yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp vẫn cần có cơ sở để chứng minh người lao động thuộc đúng trường hợp được miễn theo pháp luật.

8. Kết luận

Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thay đổi đáng kể cách thức doanh nghiệp xử lý các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động. Không phải mọi trường hợp miễn Giấy phép lao động đều phải xin Giấy xác nhận, nhưng cũng không phải tất cả đều chỉ cần thông báo. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp pháp lý của từng người lao động để lựa chọn thủ tục tương ứng.

Đối với TP.HCM, từ năm 2026, việc thực hiện các thủ tục liên quan đến Giấy xác nhận được phân cấp cho Sở Nội vụ, Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp và Ban Quản lý Khu Công nghệ cao TP.HCM, tùy thuộc vào nơi người sử dụng lao động hoạt động. 

Do đó, trước khi bố trí người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc, doanh nghiệp nên thực hiện một bước legal compliance review để xác định chính xác căn cứ miễn, nghĩa vụ thông báo hoặc xác nhận và hồ sơ chứng minh tương ứng. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về lao động nước ngoài và bảo đảm việc sử dụng lao động phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.