Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp và mức xử phạt vi phạm hành chính liên quan.

Trả lời: 

Liên quan đến vướng mắc của bạn, DB Legal -  Công ty Luật tại Đà Nẵng xin trả lời như sau như sau:

Căn cứ theo quy định tại Điều 11 Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (“LDN”) về chế độ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp thì

Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Theo đó, căn cứ quy định nêu trên thì doanh nghiệp cần chú ý đối với các hồ sơ quan trọng liên quan đến doanh nghiệp thì cần phải được lưu trữ tại trụ sở chính, nếu lưu trữ tại địa điểm khác thì phải được quy định tại tại Điều lệ Công ty. 

Về mức xử phạt, Theo quy định tại Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP ngày 28/12/2021 cụ thể:

Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;

b) Bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc).

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc miễn nhiệm chức danh quản lý của người không được quyền quản lý doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc miễn nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) đối với người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;

c) Buộc cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

d) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;

đ) Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.

Như vậy, Trường hợp nếu vi phạm thì sẽ bị xử lý hành chính với mức phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến hoạt động lưu trữ các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp để tránh bị phạt hành chính theo quy định.

For more information: Our Vietnamese social page or  English social page

Call Us: