QUY TRÌNH XIN CẤP, GIA HẠN VÀ CẤP LẠI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

1. QUY TRÌNH XIN CẤP MỚI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài bắt đầu bằng bước xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Trước khi nộp hồ sơ xin cấp phép, doanh nghiệp phải lập văn bản giải trình, nêu rõ lý do cần tuyển dụng người nước ngoài, mô tả vị trí công việc, yêu cầu trình độ và kinh nghiệm, đồng thời giải thích vì sao không thể tuyển được lao động Việt Nam cho vị trí đó.

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2024, quy định mới yêu cầu doanh nghiệp phải đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam trên cổng thông tin điện tử của Cục Việc làm hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm tại địa phương trong ít nhất 15 ngày trước khi nộp hồ sơ giải trình.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp mới tiến hành bước tiếp theo là nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Hồ sơ này tương đối phức tạp, bao gồm nhiều loại giấy tờ bắt buộc:

Văn bản đề nghị cấp phép theo mẫu.

Giấy khám sức khỏe được cấp trong vòng 12 tháng bởi cơ quan y tế có thẩm quyền trong hoặc ngoài nước.

Phiếu lý lịch tư pháp, được cấp tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam, có hiệu lực không quá 6 tháng. Trong trường hợp người lao động đã cư trú tại Việt Nam, họ có thể xin phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp địa phương.

Các giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn như bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm làm việc. Những tài liệu này phải thể hiện rõ mối liên hệ giữa chuyên ngành được đào tạo và công việc dự kiến đảm nhận. Yêu cầu sẽ khác nhau tùy theo vị trí như chuyên gia, lao động kỹ thuật hay giám đốc điều hành.

Hai ảnh chân dung kích thước 4x6cm.

Hộ chiếu bản sao công chứng còn hiệu lực.

Các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư.

Tất cả giấy tờ được cấp ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ hộ chiếu, ảnh thẻ và văn bản đề nghị cấp giấy phép.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ nơi người lao động dự kiến làm việc, hoặc thực hiện qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ là năm ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn của giấy phép lao động

Giấy phép lao động được cấp có thời hạn tối đa là hai năm, theo Điều 155 Bộ luật Lao động năm 2019. Thời hạn cụ thể sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động, thời hạn cử người sang Việt Nam, hoặc thời hạn ghi trên giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.

2. QUY TRÌNH XIN GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Đối với trường hợp muốn tiếp tục làm việc sau khi giấy phép sắp hết hạn, người lao động có thể xin gia hạn giấy phép. Tuy nhiên, pháp luật chỉ cho phép gia hạn một lần duy nhất, và thời gian gia hạn không được vượt quá hai năm.

Hồ sơ xin gia hạn cần nộp sớm, tối thiểu năm ngày và tối đa 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Việc không tuân thủ đúng thời hạn có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện lại toàn bộ thủ tục xin cấp mới, gây lãng phí thời gian và chi phí.

3. QUY TRÌNH XIN CẤP LẠI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Trong một số trường hợp đặc biệt, người lao động có thể đề nghị cấp lại giấy phép lao động. Điều này áp dụng khi:

Giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, rách, hư hỏng;

Có sự thay đổi về thông tin cá nhân như tên, quốc tịch, số hộ chiếu;

Người lao động chuyển địa điểm làm việc hoặc doanh nghiệp đổi tên mà không thay đổi mã số.

Thủ tục cấp lại tương đối đơn giản hơn, nhưng thời hạn giấy phép được cấp lại sẽ chỉ bằng phần còn lại của giấy phép cũ, tính từ thời điểm được cấp lại.

4. MỘT SỐ VƯỚNG MẮC VÀ LƯU Ý

Trên thực tế, thời gian xử lý hồ sơ cấp mới thường kéo dài hơn quy định. Việc chuẩn bị hồ sơ có thể mất từ hai đến ba tuần, và trong một số trường hợp phức tạp, tổng thời gian từ lúc bắt đầu đến khi được cấp phép có thể lên tới 45 đến 60 ngày. Sự khác biệt này xuất phát từ các yếu tố như thiếu sót giấy tờ, yêu cầu bổ sung, hợp pháp hóa tài liệu chậm hoặc sự khác biệt trong quy trình giữa các tỉnh thành.

Hạn chế đáng kể trong chính sách hiện hành là việc chỉ cho phép gia hạn một lần. Điều này đặt ra thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài lâu dài. Một số doanh nghiệp phải lên phương án luân chuyển nhân sự, hoặc chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ xin cấp phép mới sau khi thời gian gia hạn kết thúc. Điều này cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược nhân sự rõ ràng, có kế hoạch tuyển dụng và hoàn thiện hồ sơ từ rất sớm, tránh việc bị gián đoạn hoạt động do thiếu nhân sự.

5. KẾT LUẬN

Sự chặt chẽ trong quy trình cấp, gia hạn và cấp lại giấy phép lao động phản ánh định hướng kiểm soát có chủ đích của Nhà nước, nhằm đảm bảo người lao động nước ngoài thực sự cần thiết và đủ năng lực. Đồng thời, điều này cũng khuyến khích các doanh nghiệp phải chuẩn hóa công tác tuyển dụng, lựa chọn đúng người – đúng vị trí – đúng pháp luật. Việc chậm trễ hoặc sai sót trong một khâu nhỏ cũng có thể dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ, kéo dài thời gian xử lý và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, quy trình cấp giấy phép lao động tại Việt Nam tuy có tính kỹ thuật và yêu cầu cao, nhưng cũng tạo điều kiện minh bạch và nhất quán nếu người lao động và doanh nghiệp nắm rõ các bước, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, và tuân thủ thời hạn. Từ việc giải trình nhu cầu, đăng tin tuyển dụng, chuẩn bị tài liệu, nộp hồ sơ đúng hạn, đến hiểu rõ điều kiện gia hạn và cấp lại, tất cả đều là mắt xích quan trọng. Trong bối cảnh quy định ngày càng được siết chặt, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng quy trình là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch nhân sự và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Thông tin có trong bài viết này mang tính chất chung và chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin về quy định pháp luật. DB Legal sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ việc sử dụng hoặc áp dụng thông tin cho bất kỳ mục đích kinh doanh nào. Để có tư vấn pháp lý chuyên sâu, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

For more information: 

📞: +84 357 466 579

📧: contact@dblegal.vn

🌐Facebook:  DB Legal Vietnamese Fanpage or DB Legal English Fanpage 

🐦X(Twitter)

💼Linkedin

🎬Youtube