Quy Trình yêu cầu thanh toán nợ quá hạn trong hoạt động Kinh Doanh: Từ Đàm Phán Đến Thi Hành Án (Mới Nhất 2026)

I. Giai đoạn Đàm phán và Thương lượng giải quyết công nợ

Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh nợ quá hạn hoặc vi phạm nghĩa vụ thanh toán là rủi ro khó tránh khỏi. Trước khi can thiệp bằng các biện pháp tố tụng tốn kém, đàm phán và thương lượng luôn là ưu tiên hàng đầu nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo vệ uy tín cho cả hai bên. Dưới đây là các phương thức đàm phán tối ưu mà chủ nợ nên áp dụng:

a) Gửi Thông báo về việc yêu cầu thanh toán nợ qua email, bưu điện:

Đây là bước xác lập sự kiện pháp lý quan trọng. Chủ nợ cần gửi thông báo chính thức qua Email công việc và Bưu điện (chuyển phát nhanh có báo phát) để đảm bảo tính xác thực. 

• Nội dung: Cần nêu rõ số nợ gốc, lãi chậm trả (nếu có), căn cứ từ hợp đồng và thời hạn cuối cùng để thanh toán.

• Mục đích: Thông báo này đóng vai trò là bằng chứng cho việc chủ nợ đã đôn đốc nghĩa vụ trước khi khởi kiện.

b) Làm việc trực tiếp giúp nắm bắt tình hình tài chính thực tế của bên nợ.

Để cuộc họp có giá trị pháp lý, hai bên bắt buộc phải lập Biên bản làm việc với các nội dung trọng tâm sau: 

• Xác nhận căn cứ pháp lý: Ghi rõ số hợp đồng, các phụ lục hoặc thỏa thuận thương mại liên quan.

• Xác nhận hành vi vi phạm: Bên nợ thừa nhận việc chậm thanh toán và lý do cụ thể.

• Chốt công nợ và Lộ trình thanh toán: * Số tiền nợ cụ thể (đã bao gồm lãi phát sinh), Thời hạn cam kết trả nợ (trả một lần hay chia kỳ).

• Cam kết chế tài: Ghi rõ nếu bên nợ tiếp tục vi phạm lộ trình đã cam kết, chủ nợ sẽ áp dụng các biện pháp mạnh hơn như đình chỉ dịch vụ, khởi kiện tại Tòa án hoặc yêu cầu cơ quan chức năng can thiệp.

c) Trao đổi qua các phương thức liên lạc linh hoạt

Bên cạnh văn bản chính thức, việc duy trì nhắc nợ qua điện thoại, tin nhắn (SMS, Zalo, Viber...) giúp duy trì áp lực thường xuyên lên bên nợ.

• Lưu ý: Tất cả lịch sử cuộc gọi và tin nhắn nên được lưu trữ hoặc lập vi bằng trong trường hợp cần thiết để chứng minh thiện chí của chủ nợ và sự trốn tránh (nếu có) của đối phương.

II. Khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền: Biện pháp Pháp lý Cứng rắn

Khi mọi nỗ lực đàm phán và thương lượng không mang lại kết quả, khởi kiện tại Tòa án là con đường pháp lý tất yếu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự chuẩn bị công phu về mặt hồ sơ chứng cứ để đảm bảo tỷ lệ thắng kiện cao nhất.

1. Xây dựng bộ Hồ sơ khởi kiện hoàn chỉnh

Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp Tòa án thụ lý vụ án nhanh chóng mà còn giúp thẩm phán có cái nhìn rõ ràng về hành vi vi phạm của bên nợ. Nguyên đơn (Chủ nợ) cần chuẩn bị các nhóm tài liệu sau:

a. Nhóm tài liệu về Hình thức (Mẫu đơn và Danh mục)

• Đơn khởi kiện: Phải được soạn thảo theo đúng mẫu quy định của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. Nội dung đơn cần tóm tắt ngắn gọn diễn biến tranh chấp và đưa ra các yêu cầu cụ thể (nợ gốc, lãi chậm trả, bồi thường thiệt hại...).

• Bản kê tài liệu, chứng cứ: Liệt kê chi tiết các văn bản nộp kèm theo đơn, ghi rõ là bản chính hay bản sao có chứng thực.

b. Nhóm chứng cứ về Quan hệ hợp đồng và Vi phạm

• Hợp đồng gốc: Hợp đồng kinh doanh thương mại, các phụ lục, biên bản bổ sung hoặc các tài liệu giao dịch có giá trị tương đương (như đơn đặt hàng, email xác nhận giao dịch).

• Tài liệu bảo đảm (nếu có): Các văn bản về bảo lãnh, thế chấp, cầm cố tài sản để thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

• Chứng cứ thực hiện hợp đồng: Biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán một phần (nếu có), biên bản thanh lý hợp đồng.

• Chứng cứ xác nhận công nợ: Các biên bản đối chiếu công nợ, biên bản làm việc giữa hai bên về việc chậm thanh toán.

c. Nhóm hồ sơ về Tư cách pháp lý

Để Tòa án xác định quyền khởi kiện, cần cung cấp:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao chứng thực).

• Điều lệ hoạt động của công ty.

• Quyết định bổ nhiệm/ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện tham gia tố tụng.

Lưu ý quan trọng về tính hợp pháp của tài liệu:

• Dịch thuật công chứng: Đối với các tài liệu, chứng cứ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: hợp đồng ngoại thương), bắt buộc phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo đúng quy định pháp luật trước khi nộp.

• Đối chiếu bản gốc: Khi nộp bản sao, nguyên đơn cần chuẩn bị sẵn bản gốc để cán bộ Tòa án đối chiếu và xác nhận tính xác thực ngay tại thời điểm nộp hồ sơ.

2. Nộp hồ sơ khởi kiện và Toà án thụ lý vụ án:

Gửi đơn khởi kiện đến Tòa án

Người khởi kiện gửi đơn khởi kiện kèm theo tài liệu, chứng cứ mà mình hiện có đến Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ án bằng các phương thức sau đây:

a) Nộp trực tiếp tại Tòa án;

b) Gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính;

c) Gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).

Ngày khởi kiện là ngày đương sự nộp đơn khởi kiện tại Tòa án hoặc ngày được ghi trên dấu của tổ chức dịch vụ bưu chính nơi gửi.

Trường hợp không xác định được ngày, tháng, năm theo dấu bưu chính nơi gửi thì ngày khởi kiện là ngày đương sự gửi đơn tại tổ chức dịch vụ bưu chính. Đương sự phải chứng minh ngày mình gửi đơn tại tổ chức dịch vụ bưu chính; trường hợp đương sự không chứng minh được thì ngày khởi kiện là ngày Tòa án nhận được đơn khởi kiện do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến.

Trường hợp người khởi kiện gửi đơn khởi kiện bằng phương thức gửi trực tuyến thì ngày khởi kiện là ngày gửi đơn.

3. Thụ lý vụ án

a. Sau khi nhận đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo, nếu xét thấy vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án thì Thẩm phán phải thông báo ngay cho người khởi kiện biết để họ đến Tòa án làm thủ tục nộp tiền tạm ứng án phí trong trường hợp họ phải nộp tiền tạm ứng án phí.

b. Thẩm phán dự tính số tiền tạm ứng án phí, ghi vào giấy báo và giao cho người khởi kiện để họ nộp tiền tạm ứng án phí. Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được giấy báo của Tòa án về việc nộp tiền tạm ứng án phí, người khởi kiện phải nộp tiền tạm ứng án phí và nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

c. Thẩm phán thụ lý vụ án khi người khởi kiện nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

4. Thời gian tố tụng

Theo quy định tại Điều 476 Bộ Luật tố tụng dân sự 2015 thì thông báo về việc thụ lý, ngày mở phiên họp, phiên toà có yếu tố nước ngoài như sau:

Thời hạn mở phiên tòa, phiên họp hòa giải được xác định như sau:

a) Phiên họp hòa giải phải được mở sớm nhất là 06 tháng và chậm nhất là 08 tháng, kể từ ngày ra văn bản thông báo thụ lý vụ án. Ngày mở lại phiên họp hòa giải (nếu có) được ấn định cách ngày mở phiên họp hòa giải chậm nhất là 01 tháng;

b) Phiên tòa phải được mở sớm nhất là 09 tháng và chậm nhất là 12 tháng, kể từ ngày ra văn bản thông báo thụ lý vụ án. Ngày mở lại phiên tòa (nếu có) được ấn định cách ngày mở phiên tòa chậm nhất là 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 477 của Bộ luật này.

Tòa án phải gửi thông báo thụ lý việc dân sự, trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm mở phiên họp, mở lại phiên họp giải quyết việc dân sự trong văn bản thông báo thụ lý việc dân sự cho đương sự ở nước ngoài.

Phiên họp phải được mở sớm nhất là 06 tháng và chậm nhất là 08 tháng, kể từ ngày ra văn bản thông báo thụ lý việc dân sự. Ngày mở lại phiên họp giải quyết việc dân sự (nếu có) được ấn định cách ngày mở phiên họp lần đầu chậm nhất là 01 tháng.

III. Chi phí trong quá trình Tố tụng: Những khoản phí doanh nghiệp cần biết

Việc nắm rõ các khoản phí pháp lý giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách và đánh giá hiệu quả kinh tế của vụ kiện. Theo quy định hiện hành, các chi phí chính bao gồm:

1. Chi phí chuẩn bị hồ sơ và tính pháp lý

Đối với các vụ việc có yếu tố nước ngoài hoặc tài liệu bằng tiếng nước ngoài, đây là khoản phí bắt buộc:

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Chứng thực chữ ký, con dấu trên tài liệu nước ngoài để được công nhận tại Việt Nam.

• Dịch thuật & Công chứng: Chuyển ngữ hồ sơ sang tiếng Việt bởi đơn vị có chức năng và công chứng bản dịch theo quy định.

2. Án phí tranh chấp Kinh doanh - Thương mại (Có giá ngạch)

Án phí được tính dựa trên giá trị số nợ mà nguyên đơn yêu cầu khởi kiện. Dưới đây là bảng tra cứu nhanh mức án phí sơ thẩm:

1.4	Đối với tranh chấp về kinh doanh, thương mại có giá ngạch
a	Từ 60.000.000 đồng trở xuống	3.000.000 đồng
b	Từ trên 60.000.000 đồng đến 400.000.000 đồng	5% của giá trị tranh chấp
c	Từ trên 400.000.000 đồng đến 800.000.000 đồng	20.000.000 đồng + 4% của phần giá trị tranh chấp vượt quá 400.000.000 đồng
d	Từ trên 800.000.000 đồng đến 2.000.000.000 đồng	36.000.000 đồng + 3% của phần giá trị tranh chấp vượt quá 800.000.000 đồng
đ	Từ trên 2.000.000.000 đồng đến 4.000.000.000 đồng	72.000.000 đồng + 2% của phần giá trị tranh chấp vượt 2.000.000.000 đồng
e	Từ trên 4.000.000.000 đồng	112.000.000 đồng + 0,1% của phần giá trị tranh chấp vượt 4.000.000.000 đồng

Lưu ý về Tạm ứng án phí: Trước khi Tòa án thụ lý vụ án, nguyên đơn phải nộp tiền tạm ứng án phí. Mức này thông thường bằng 50% mức án phí dự tính theo bảng trên, nhưng không thấp hơn mức án phí đối với vụ án không có giá ngạch.

3. Các chi phí phát sinh khác trong quá trình giải quyết

Tùy vào tính chất phức tạp của vụ kiện, Tòa án có thể yêu cầu hoặc các bên có quyền đề nghị các dịch vụ sau:

• Chi phí phiên dịch: Thuê thông dịch viên tại phiên tòa (nếu đương sự không thạo tiếng Việt).

• Xem xét, thẩm định tại chỗ: Chi phí cho đoàn làm việc của Tòa án đi kiểm tra thực tế tài sản hoặc hiện trường tranh chấp.

• Giám định & Trưng cầu ý kiến chuyên gia: Khi cần xác định tính xác thực của chữ ký, con dấu hoặc các vấn đề kỹ thuật chuyên môn.

IV. Yêu cầu Thi hành án: Hiện thực hóa quyền lợi của Chủ nợ

Thắng kiện mới chỉ là thành công bước đầu. Nếu bên thua kiện (bên nợ) không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ theo phán quyết của Tòa án, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục yêu cầu thi hành án dân sự để thu hồi tài sản.

1. Thời hiệu yêu cầu thi hành án (Cập nhật Luật 2025)

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 34 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 (có hiệu lực từ cuối năm 2025), doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian sau:

• Thời hạn tiêu chuẩn: Trong vòng 05 năm, kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật hoặc kể từ ngày nghĩa vụ đến hạn thanh toán theo bản án.

• Quá thời hạn 05 năm: Quyền yêu cầu thi hành án có thể bị mất nếu doanh nghiệp không thực hiện thủ tục đúng hạn.

2. Các trường hợp ngoại lệ về thời hiệu

Pháp luật hiện hành bảo vệ quyền lợi tối đa cho người được thi hành án thông qua các cơ chế loại trừ thời gian sau:

• Trở ngại khách quan & Bất khả kháng: Nếu doanh nghiệp chứng minh được việc chậm trễ do tình trạng khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh hoặc các trở ngại khách quan khác, khoảng thời gian này sẽ không tính vào thời hiệu 05 năm.

• Yêu cầu thi hành án trở lại: Trong trường hợp cơ quan thi hành án dân sự đã từng trả lại đơn nhưng sau đó đương sự nộp yêu cầu trở lại theo đúng quy định, thời hiệu sẽ được bảo lưu.

3. Quy trình thực hiện cơ bản

Để quá trình thi hành án diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với Cơ quan Thi hành án dân sự (THADS) qua các bước:

- Nộp đơn yêu cầu: Kèm theo bản án gốc và các tài liệu chứng minh tài sản của bên nợ (nếu có).

- Xác minh điều kiện thi hành án: Chủ động cung cấp thông tin về tài khoản ngân hàng, bất động sản hoặc hàng hóa của bên nợ để cơ quan chức năng tiến hành phong tỏa, kê biên.

- Áp dụng biện pháp cưỡng chế: Nếu bên nợ có điều kiện nhưng cố tình tẩu tán tài sản, cơ quan THADS sẽ thực hiện các biện pháp cưỡng chế theo quy định.

Xem thêm các bài viết có nội dung liên quan:

1) Quy Định Pháp Luật Về Thủ Tục Khởi Kiện Dân Sự & Thương Mại Tại Việt Nam

2) Các tranh chấp kinh doanh thương mại

3) Rủi ro pháp lý khi thay đổi luật: Doanh nghiệp cần làm gì để bảo vệ hợp đồng

4) Hướng dẫn nộp đơn khởi kiện và nộp chứng cứ trực tuyến theo Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP

5) Tổng hợp các bản án tranh chấp về Hợp đồng mua bán hàng hoá mà đương sự ở nước ngoài